Mit der KI-Verordnung rückt die Dokumentation von KI-Systemen und deren Einsatz im Unternehmen stärker in den Fokus von Aufsichtsbehörden und internen Audits. Gefordert wird nicht nur eine formale Übersicht, sondern eine nachvollziehbare, aktuelle und realistische Abbildung aller eingesetzten KI-Anwendungen.

In der Praxis zeigt sich jedoch häufig ein anderes Bild: KI-Tools werden informell genutzt, ohne zentrale Erfassung oder klare Zuständigkeiten. Risiken, Einsatzbereiche und Transparenzpflichten sind oft nur unvollständig dokumentiert. Gerade generative KI wird dabei schnell zum blinden Fleck.

Im Rahmen von Prüfungen wird genau diese Lücke zwischen tatsächlicher Nutzung und dokumentierter Governance zunehmend kritisch bewertet – insbesondere im Zusammenspiel von KI-Verordnung, Datenschutz und IT-Sicherheit. Unternehmen stehen daher vor der Herausforderung, ihre KI-Nutzung nicht nur zu regeln, sondern auch prüfbar und konsistent zu dokumentieren.